Importante Revisa vigencia de REPSE de tus proveedores y acreedores evita multas

 

Si bien no todas las empresas son sujetas de inscripción en el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados (REPSE), cualquier empresa puede requerir la contratación de un servicio especializado. En ese sentido, es importante que las personas responsables de la contratación verifiquen que el permiso del proveedor se encuentre vigente.

Controles internos para revisar vigencia de autorización REPSE

El año 2024 fue el primero en que múltiples autorizaciones del REPSE perdieron vigencia por primera vez, por completarse el plazo de 3 años desde que se registraron por primera vez. Si bien está la posibilidad de renovación, puede darse que un proveedor no renueve su registro oportunamente y continúe prestando servicios especializados, lo cual crea sanciones tanto para el proveedor como el contratante.

En ese sentido, resulta buena práctica que los contratantes de los servicios consideren las siguientes acciones de control interno:

• Verificar vigencia de autorización. Que al solicitar la copia autorización del proveedor (requerida en términos legales), ésta se coteje con los datos actualizados del Padrón del REPSE. Para ello, solo basta tener la razón social o nombre del prestador del servicio.
• Evaluar vigencia y duración del contrato. En caso de que el contrato con el proveedor se extienda por más de un mes, se verifique en qué momento pierde la vigencia su registro. Si el registro pierde vigencia durante la duración del contrato, exigir al proveedor que realice el trámite de renovación desde el momento en que esté en posibilidades de hacerlo.
• Proveedores ya contratados. Identificar la vigencia de la autorización de los proveedores que presten servicios especializados que actualmente estén contratados. En caso de que pierdan vigencia este año, identificar cuál es su periodo para renovar la vigencia y exigir su renovación.
• Auditorías internas. Programar auditorías regulares para verificar el cumplimiento de los requisitos legales por parte del proveedor, incluida la vigencia de su autorización en el REPSE.

Aunque no entra como control interno, es posible para los contratantes incluir cláusulas en los contratos de servicios que estipulen la obligación del proveedor de mantener sus autorizaciones vigentes durante la duración del contrato.

Riesgos de contratar servicios sin autorización

Atendiendo a lo señalado en el Artículo 27, fracción V, último párrafo de la Ley del ISR y Artículo 5, fracción II, último párrafo, de la Ley del IVA, las erogaciones no serán deducibles ni el IVA acreditable, respectivamente, cuando no se obtenga la documentación requerida.

Adicionalmente, se incurre en la sanción laboral por subcontratación de personal sin registro ante STPS cuya multa va de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (226,280 a 5,657,000, cifras a marzo de 2025).